Administração financeira: o que eu aprendi com a minha avó!

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Photo credit: gfred via Visualhunt / CC BY-NC-NDEu me recordo que na casa de meus avós, meu avô funcionário público e a minha avó, com pouquíssimo estudo, cuidava dos afazeres domésticos e da administração do lar.

Adorava frequentar aquela casa. Almoço pontualmente servido às 11h30min (comida fresca todos os dias, sem exceção!), lanche às 15h, jantar às 19h. Casa simples, impecável na organização e na limpeza. Muitas regras: se comia manga, não podia leite; se tomava sorvete, imediatamente um copo de água em temperatura ambiente. Carne com batatas? Só se as batatas fossem cozidas separadamente, e só virava carne com batata no prato. A TV era limitada à 1h por dia, então era preciso escolher bem o que queria assistir. Isso sem contar que lá não se seguia o horário brasileiro de verão. Para minha avó, era uma afronta à rotina do corpo. E aí vão tantas outras regras.

Mas vocês devem estar me perguntando, o que tudo isso tem a ver com finanças?

Afora que a economia doméstica é mérito absoluto das donas de casa, acredito que o que aprendi durante a minha infância na casa dos meus avós foi: organização. E assim, cresci com a necessidade de tudo estar em seu devido lugar.

Minha formação é na área jurídica, e não faz parte da nossa banca acadêmica a administração financeira. Mas, como os desafios são oportunidades para o crescimento profissional e pessoal, há alguns anos assumi a administração financeira de nosso escritório de advocacia, Fatto Empresarial.

Nova área de atuação, nova nomenclatura. Dificuldades à parte, foi a capacidade de organização que me propiciou tempo e energias para aprender. E a finança está intimamente ligada com os lucros! Não basta trabalhar muito e torcer para que os resultados venham: é preciso ter um planejamento financeiro.

Planejar e controlar as finanças pode ser algo bem menos complicado e sair mais barato do que você imagina, bastando um pouco de disciplina e organização.

O controle das finanças é algo muito importante para se manter uma boa saúde financeira tanto de uma pessoa física quanto jurídica, sendo que a organização das informações se torna essencial para essa administração.

Separei algumas dicas para auxiliar na realização do controle financeiro do seu negócio, visando sempre o aumento dos resultados:

  1. Planejamento Financeiro

Item fundamental para o bom do controle das contas é a adoção do planejamento financeiro. É importante ter uma planilha (por exemplo) que mostre todas as despesas fixas da empresa, para que se possa programar quais serão os gastos do período e quais as entradas de capital. O mesmo vale para as despesas pessoais e familiares.

Tive a sorte de contar com um sócio que, administrador por vocação, elaborou uma planilha do excel de fácil de compreensão e muito eficaz na aplicação, que simplificou o controle dos gastos e divisão de lucros. Confira, clicando aqui.

  1. Controle dos gastos

Para que o planejamento seja exitoso, é importante que o controle de gastos (fixos e variáveis) seja feito. Faço uma análise quinzenal do fluxo de caixa, de forma que sempre existam recursos para honrar os compromissos.

Além disso, com esse controle periódico dos gastos, consigo identificar por exemplo, um aumento ainda que inexpressivo de uma conta fixa, e meios rápidos de reverter ou absorver esse novo valor.

  1. Pagamentos em dia ou antecipados

Uma das formas de evitar gastos desnecessários (como correção monetária, juros e multas) é quitar as despesas com pontualidade. Boa parte dos pagamentos em atraso (no meu caso) eram provenientes do esquecimento das datas de vencimentos.

Com o planejamento financeiro e controle de gastos sempre atualizados, é possível garantir o pagamento das contas em dia.

Caso seu negócio não esteja em boa condição financeira, com despesas vencidas, verifique quais delas podem ser negociadas diretamente com os credores, com mudança nos prazos para pagamentos e parcelamentos, dar preferência em manter as que possuem as taxas de inadimplência mais baixas, tudo para diminuir o valor de juros e multas a ser pago.

Da mesma maneira, é interessante verificar se há despesas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. O pagamento antecipado, além de gerar economia faz com que sua empresa conquiste credibilidade perante os seus fornecedores.

  1. Guarda de documentos e comprovantes

No direito, utilizamos sempre o adágio popular: “Quem paga mal, paga duas vezes”.

Ao efetuar os pagamentos das contas, devemos ficar atentos para a correta identificação daquele a quem se deve pagar, principalmente quando através de boletos ou representantes, para que não fique sujeito a uma segunda (e legal) cobrança.

Além disso, é importante a guarda dos documentos comprobatórios do pagamento, pelos prazos legais.

Por um excesso de zelo, mantenho sempre uma cópia física e outra digital dos comprovantes de pagamento. Talvez, ainda tenha arraigado em mim a questão do papel (coisas da minha avó e de quem até há poucos anos só trabalhava com processos judiciais impressos).

  1. Lançamentos com regularidade

Para mim, não funcionou concentrar em um único dia por mês a emissão de Notas Fiscais, pagamentos, elaboração de ressarcimentos à clientes, prestação de contas e distribuição de lucros aos sócios. Era um dia inteirinho e nada podia sair da previsão. Era cansativo e pouco produtivo.

A solução, nesse caso, foi fazer os lançamentos, emissões, ressarcimentos, etc., em datas pré-estipuladas sim (uma vez na semana, ou no final do expediente, quando sobra aqueles minutinhos em que não se produzirá muito), mas diluídas em quatro ou cinco vezes ao mês.

Dessa maneira, diminuí sensivelmente o tempo gasto e aumentei a atenção e produtividade, já que os eventos são mais recentes, o que não me demanda um esforço mental grande (em especial para os ressarcimentos de despesas encaminhados aos clientes).

  1. Organização!

Ah, como amo essa expressão! Uma boa organização permite o desenvolvimento de relatórios de prestação de constas com maior facilidade e confiança. Permite gerenciar o planejamento financeiro e na prática, obter resultados positivos.

Se tudo está em seu lugar, e se isto acontece sem sobrecarga de trabalho, há tempo para entender determinada tributação, vantagens e desvantagens do Simples Nacional, ir ao banco às vezes (o internet banking resolve bem), entender as práticas e rotinas da administração.

Sabe da verdade? Isto me colocou do outro lado da banca. Essa nova atuação me proporcionou maturidade e conhecimento para entender e pensar melhor como o nosso cliente, o empresário, se posiciona na condição de administrador, e que, portanto, como eu enquanto advogada posso contribuir de forma mais efetiva.

Ainda me falta muito para ser a pessoa organizada que gostaria, mas esse é um compromisso que renovo e melhoro todos os dias.

Créditos das fotos: : konarheim / gfred via Visualhunt

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